10 правил корпоративного листування

"Інвестгазета" склала список правил корпоративної переписки, що допоможуть уникнути небажаного витоку інформації.

1. Не відправляйте корпоративною поштою листи особистого характеру, особливо якщо в них обговорюються робочі питання або містяться негативні вислови, наприклад, про начальство.

2. Уникайте «неформальної», образливої лексики, а також суб'єктивних тверджень. «Нелюдяно примушувати співробітника виконувати це завдання», «ідіотське завдання» - фрази, які також трактуються не на вашу користь.

3. Не використовуйте специфічні (зрозумілі тільки вам і невеликому колу осіб) поняття. Одержувач листа може вас просто не зрозуміти, особливо якщо він належить до іншого культурного/соціальному шару або просто живе в іншому місті (не говорячи вже про іншу державу).

4. Уникайте дискримінації: за статтю, віком, расою, релігією і т. і.

5. Пишіть грамотно - стежте за орфографією та пунктуацією.

6. При відправленні листа видаляйте посилання на інших адресатів.

7. Тематика листа повинна бути короткою, ємною та у точності відповідати його змісту. Назви типу «здогадайся сам», «анонім» або «я» неприпустимі в діловій переписці.

8. При відповіді на запитання, задане у попередньому листі, не обмежуйтеся коротким «так» або «ні». Скопіюйте питання у свій електронний лист і тільки потім пишіть на нього відповідь. Інакше надалі відтворити перебіг розмови буде дуже складно.

9. Ставте підпис в електронному листі. Він повинен ідентифікувати вас і містити ваші контакти (телефони, факс). Підпис не повинен бути занадто довгим - 4-7 рядків цілком достатньо.

10 Дотримуйтесь правил ввічливості. Не зневажайте словами «шановний», «будь ласка», «дякую» і «з повагою». Якщо ви особисто знайомі з одержувачем листа та припускаєтесь у відносинах з ним деяких неформальностей, то можете у своєму посланні використовувати смайліки.