Як виконувати мільйон завдань і не збожеволіти

Багатозадачність – для більшості креативних професій і вакансій. У багатьох людей вона викликає стрес, вигорання та перенавантаження. Погана новина – від багатозадачності у 2021-му ніде не дітися. Хороша новина – її можна пом’якшити за допомогою планування і розвитку гнучких навичок.

Звички, які допоможуть «приручити» багатозадачність

1. Все фіксуйте – на папері, в електронному вигляді. Потрібно протестувати й обрати собі найбільш зручний менеджер завдань, це розвантажить мозок і дозволить не губити важливих думок.

2. Працюйте над класифікацією задач (важливі/термінові) і над пріоритетами. У добі всього 24 години, й іноді виконати все – просто неможливо, тут уже потрібен інший підхід: делегування, розширення штату тощо.

3. Плануйте хоча б приблизний перелік задач на день і на тиждень. Це одна з навичок, якої часто не вистачає тим хлопцям та дівчатам, котрі приходять на стажування.

4. Користуйтеся календарем, якщо задачі прив’язані до дат, часу.

5. Розумійте свої сильні/слабкі сторони та правильно обирайте вид діяльності. Не всі люди можуть бути багатозадачними, іноді краще працювати над чимось одним, але тим, що вимагає глибокої концентрації.

Які навички потрібно прокачати

При роботі з великою кількістю задач важливо прокачати такі навички:

 планування + постановка цілей;

 делегування;

 робота з командою;

 поповнення ресурсу.

Як не розпорошуватися впродовж дня

Щоб у безлічі завдань сфокусуватися і не розпорошуватися, треба:

 визначити пріоритети, спеціально виділяти час для того, щоб звірити компаси з ними;

 виділяти час для задач, над якими треба концентруватися, закривати свій календар на цей час;

 не відповідати на повідомлення у месенджерах, пошті, ігнорувати інші

фактори, що відвертають увагу протягом певних проміжків часу;

Наприклад, перевіряти пошту щогодини, а в проміжках працювати,

концентруючись на завданнях.

 вибирати час, коли найкраще можна сконцентруватися. Наприклад, коли активність інших співробітників в плані спілкування найнижча – вранці.

Сервіси для структурування завдань

Потрібно усвідомлено розділити всі завдання на особисті й робочі. Для зручності сепарації можна навіть використовувати різні способи або застосунки для обліку.

Особисті завдання (домашні справи, хобі, ідеї, зустрічі) можна фіксувати в улюбленому щоденнику письмово або заносити у стандартний застосунок календаря на смартфоні.

А під робочі задачі оформити більш функціональний менеджер завдань, де є можливість позначати відповідальних співробітників, час, коментарі, терміни тощо. Так ви зможете в кінці одного робочого дня усвідомлено закривати ці програми, але ігнорувати до початку наступного, чітко розділяючи сфери життя.

Продуктивність – це навичка, а не риса характеру. Її можна тренувати, адаптувати вже відомі способи та придумувати нові.

https://www.work.ua/

Підготувала Тетяна САЦЮК

За матеріалами hitjob.com.ua