Відпустки-2011. Документальне оформлення щорічної відпустки. Право на відпустку у зручний час і перенесення відпустки

Ольга ХАМАЙДЮК, консультант з бухгалтерського обліку та оподаткування

Згідно зі статтею 10 Закону України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджує власник або уповноважений ним орган за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) (далі — профспілка) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом і доводить до відома всіх працівників.

Вітчизняне законодавство не встановлює конкретної форми графіка надання відпусток, тому роботодавець може самостійно розробити форму такого документа. Зважаючи на те, що чинним законодавством також не обумовлено терміни складання й затвердження графіка відпусток, можна скористатися Типовими правилами внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ, організацій, затвердженими за погодженням з ВЦРПС постановою Держкомпраці СРСР від 20 червня 1984 року № 213 (далі — Типові правила). Цей нормативний документ є чинним на теренах незалежної України, враховуючи те, що згідно з постановою Верховної Ради України «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР» від 12 вересня 1991 року № 1545-XII на території України з питань, які не врегульовані законодавством України, до ухвалення відповідних законодавчих актів застосовуються акти законодавства СРСР, якщо вони не суперечать Конституції і законам України.

Згідно з пунктом 20 Типових правил графік відпусток складається на кожний календарний рік не пізніше 5 січня поточного року. Проте не буде порушенням, якщо скласти і затвердити графік відпусток в інший термін, обумовивши його у колективному договорі підприємства. У графіку вказується місяць надання відпустки (додаток 1*).

Згідно із частиною четвертою статті 79 КЗпП України та частиною десятою статті 10 Закону № 504 під час складання графіків відпусток до уваги беруться як інтереси роботодавця, так і особисті інтереси працівників. При цьому слід ураховувати й те, що згідно із частиною тринадцятою статті 10 Закону № 504 за бажанням окремих категорій працівників щорічну відпустку треба надавати в зручний для них час.
Затверджений графік відпусток обов’язковий для виконання як роботодавцем, так і найманим працівником.
Повідомляємо працівника про початок відпустки

Про дату початку щорічної відпустки роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника. Згідно із частиною одинадцятою статті 10 Закону № 504 це треба зробити не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком терміну. Порушення строку такого повідомлення дасть можливість працівникові вимагати перенесення щорічної відпустки на інший період.

Письмовим повідомленням у цьому разі може слугувати як окремо складений документ довільної форми, так і підпис працівника про ознайомлення у наказі про надання щорічної відпустки (додаток 2).

Це повідомлення доцільно складати у двох примірниках: один — для працівника, другий (з відміткою про ознайомлення працівника) — для кадрової служби роботодавця.
Подаємо заяву про надання відпустки

Законодавство про працю не вимагає подання заяви від працівників, час відпусток яких визначається графіком відпусток та які йдуть у відпустку в обумовлений в ньому термін. У цьому випадку підставою для видання наказу про відпустки буде затверджений графік відпусток.

Якщо працівник відмовляється використати щорічну відпустку у визначений у графіку відпусток час і таке рішення працівника не збігається з інтересами роботодавця, то роботодавець, беручи до уваги те, що остаточне рішення про надання чи ненадання відпустки належить лише до компетенції роботодавця, має право в межах, установлених графіком відпусток, без заяви працівника видати наказ про надання йому відпустки. Адже згідно зі статтею 139 КЗпП працівники зобов’язані вчасно і точно виконувати розпорядження (накази) роботодавця.

Якщо працівник (узгодивши з роботодавцем) бажає піти у щорічну відпустку в інший, ніж обумовлено графіком відпусток, час або ж бажає взяти лише частину щорічної основної відпустки — працівник подає відповідну заяву на ім’я керівника підприємства.

У заяві зазвичай указується дата початку щорічної відпустки (про яку просить працівник) і тривалість відпустки. Якщо працівник має право ще й на додаткову щорічну відпустку, то в заяві він повинен указати також підставу для надання такої відпустки.

На складеній працівником заяві керівник підприємства ставить свій підпис, погоджуючись надати щорічну відпустку у вказані в ній терміни, або через певні обставини пропонує перенести її на інший період. Далі заяву передають до відділу кадрів підприємства, де на її підставі оформляють наказ про надання щорічної відпустки (додаток 3).
Видаємо наказ про надання щорічної відпустки

На підприємстві надання щорічних відпусток оформляється наказом. Для цього можна використати типову форму № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки», затверджену наказом Державного комітету статистики України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 5 грудня 2008 року № 489 (далі — Наказ № 489). Ця форма наказу є рекомендованою, тому роботодавець може внести до неї корективи або скласти наказ довільної форми (додаток 4).

Наказ про надання щорічної відпустки складається у двох примірниках, один — для відділу кадрів, другий — для бухгалтерії. Підписує наказ керівник підприємства.
Звернути увагу
Якщо працівник ставить підпис у наказі про надання відпустки, одночасно погоджуючись із її термінами, це може слугувати письмовим повідомленням про дату початку відпустки (звісно, якщо це зроблено не пізніше як за два тижні до початку відпустки).

Відповідно до наказу про надання щорічних відпусток відділ кадрів заповнює особову картку працівника (типова форма № П-2), затверджену наказом Державного комітету статистики України, Міністерства оборони України від 25 грудня 2009 року № 495/656, у якій є розділ V «Відпустки», де вказується вид відпустки (основна чи додаткова), період, за який вона надається, дата початку й закінчення відпустки, а також номер і дата наказу (розпорядження) керівника підприємства про надання працівникові щорічної відпустки.

У табелі обліку використання робочого часу (типова форма № П-5), затвердженому Наказом № 489 (далі — Табель), щорічні основні відпустки позначатимуться буквеним кодом «В» або цифровим — «08», а щорічні додаткові відпустки — буквеним кодом — «Д» або цифровим — «09». Наказ № 489 не встановлює вимог чи методичних рекомендацій щодо порядку заповнення Табеля, більше того, згідно з приміткою 2 до Табеля (форма № П-5), затвердженого Наказом № 489, ця форма Табеля має рекомендаційний характер і складається із мінімальної кількості показників, потрібних для заповнення форм державних статистичних спостережень. Якщо треба, форму можна доповнити іншими показниками, потрібними для обліку на підприємстві.
Працівник має право на щорічну відпустку до закінчення шести місяців роботи

Згідно зі статтею 10 Закону № 504 працівник має право на основну й додаткові щорічні відпустки повної тривалості у перший рік роботи лише після того, як закінчиться шість місяців безперервної роботи на цьому підприємстві. За другий і наступні роки роботи щорічні відпустки можуть надаватися працівникові у будь-який час відповідного робочого року (частина дев’ята ст. 10 Закону № 504). Щорічні відпустки (основна й додаткова) працівникові мають надаватися з таким розрахунком, щоб їх використали зазвичай до закінчення робочого року.

У разі надання працівникам щорічних відпусток до закінчення шестимісячного терміну безперервної роботи їх тривалість визначається пропорційно відпрацьованому часу.

Існують категорії працівників, яким на їхнє прохання можна надавати щорічні відпустки повної тривалості до закінчення шестимісячного терміну безперервної роботи на підприємстві (частина сьома ст. 10 Закону України № 504).

До них належать:
жінки перед або після відпустки у зв’язку з вагітністю і пологами;
жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда;
інваліди;
особи віком до 18 років;
чоловіки, дружини яких перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю і пологами;
особи, звільнені після проходження строкової військової або альтернативної (невійськової) служби, якщо після звільнення зі служби вони були прийняті на роботу протягом трьох місяців (не враховуючи часу переїзду на постійне місце проживання);
сумісники (одночасно з відпусткою за основним місцем роботи);
працівники, які успішно навчаються у навчальних закладах і бажають приєднати відпустку до часу складання іспитів, заліків, написання дипломних, курсових, лабораторних та інших робіт, передбачених навчальною програмою;
працівники, які не використали за попереднім місцем роботи повністю або частково щорічну основну відпустку і не отримали за неї грошової компенсації (у цьому разі її перераховують, за бажанням працівника, на нове місце роботи);
працівники, які мають путівку (курсівку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лікування;
батьки — вихователі дитячих будинків сімейного типу;
працівники, переведені на роботу з одного підприємства, установи, організації на інше підприємство, в установу, організацію, які не використали за попереднім місцем роботи повністю або частково щорічні основну і додаткові відпустки і не одержали за них грошової компенсації (частина перша ст. 81 КЗпП, частина третя ст. 9 Закону № 504);
інші категорії працівників, визначені законодавством.

За домовленістю між працівником і роботодавцем можуть передбачатися й інші випадки надання щорічної відпустки повної тривалості до закінчення шестимісячного терміну безперервної роботи на підприємстві, одначе це можливо за умови, що такі випадки обумовлено в колективному чи трудовому договорі.

Згідно з частиною чотирнадцятою статті 10 Закону № 504 керівним, педагогічним, науковим, науково-педагогічним працівникам, спеціалістам навчальних закладів щорічні відпустки повної тривалості у перший та наступні робочі роки надаються у період літніх канікул попри час прийняття їх на роботу.

Працівникам художньо-постановочної частини і творчим працівникам театрів щорічні відпустки повної тривалості надаються в літній період наприкінці театрального сезону незалежно від часу прийняття їх на роботу.
Працівник має право на щорічну відпустку у зручний час

Частиною тринадцятою статті 10 Закону № 504 визначено категорію працівників, яким роботодавець зобов’язаний надати щорічну відпустку в будь-який зручний для них час.

До таких працівників належать:
особи віком до 18 років;
інваліди;
жінки перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;
жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда;
одинокі матері (батьки), які виховують дитину без батька (матері);
опікуни, піклувальники або інші самотні особи, які фактично виховують одного або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків;
дружини (чоловіки) військовослужбовців;
ветерани праці та особи, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;
ветерани війни, особи, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також особи, на яких поширюється чинність Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту» від 22 жовтня 1993 року № 3551-XII;
батьки — вихователі дитячих будинків сімейного типу;
працівники, віднесені до 1-ї та 2-ї категорії потерпілих унаслідок аварії на ЧАЕС (п. 22 частини першої ст. 20, п. 1 частини першої статті 21 Закону України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28 лютого 1991 року № 796-XII (далі — Закон № 796);
один із батьків дитини, якій установлено інвалідність, пов’язану з Чорнобильською катастрофою, або особа, яка замінює батьків (п. 3 частини третьої ст. 30 Закону № 796);
інші категорії працівників, передбачені законодавством, колективним чи трудовим договором.

Згідно з частиною восьмою статті 10 Закону № 504 за бажанням працівників, що мають дітей у віці до 18 років, які вступають до навчальних закладів, розташованих в іншій місцевості, надається щорічна відпустка або її частина (не менш як 12 календарних днів) для супроводження дитини до місця розташування навчального закладу й назад. Якщо особа має двох або більше дітей зазначеного віку, така відпустка може надаватися для супроводження кожної дитини окремо.
Щорічну відпустку можна перенести на інший період

Згідно зі статтею 11 Закону № 504 за згодою між працівником і роботодавцем щорічну відпустку можна перенести на інший період. При цьому ініціатива щодо такого перенесення може виходити як від однієї сторони, так і від другої.

Обов’язкове перенесення щорічної відпустки з ініціативи працівника можливе у разі, якщо роботодавець порушив термін письмового повідомлення про надання відпустки за два тижні до встановленого графіком терміну або якщо працівникові не виплатили заробітної плати за час щорічної відпустки не пізніше ніж за три дні до її початку (п. 2 частини першої ст. 11 Закону № 504). За інших обставин роботодавець самостійно ухвалює рішення щодо задоволення чи незадоволення прохання працівника про перенесення щорічної відпустки.

Перенесення щорічної відпустки на інший термін з ініціативи роботодавця можливе лише у разі, коли надання щорічної відпустки працівникові у попередньо обумовлений період може несприятливо позначитися на звичному ході роботи підприємства та за умови, що частину відпустки тривалістю не менше 24 календарних днів йому нададуть у поточному робочому році. Для цього обов’язково потрібна письмова згодапрацівника, а також згода профспілки або іншого уповноваженого на представництво трудовим колективом органу.

Відповідно до частини другої статті 11 Закону № 504, попри бажання сторін щорічна відпустка в обов’язковому порядку переноситься на інший період або продовжується у разі:
тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої у встановленому порядку;
виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо згідно із законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи із збереженням заробітної плати;
настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
коли щорічна відпустка збігається з відпусткою у зв’язку з навчанням.

У разі коли причини, що зумовили перенесення щорічної відпустки на інший період, настали під час її використання, то невикористана частина щорічної відпустки буде надана після закінчення дії причин, які її перервали, або за згодою сторін буде перенесена на інший період. При цьому якщо відпустка переноситься, невикористану її частину мають надати працівникові зазвичай до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяцівпісля закінчення робочого року, за який надається відпустка.

Новий термін відпустки у разі її перенесення встановлюватиметься відповідно до домовленості між працівником і роботодавцем. Перенесення щорічної відпустки здійснюється на підставі заяви працівника, відтак видається наказ по підприємству (додаток 5).
Працівник має право поділити щорічну відпустку на частини

Згідно зі статтею 12 Закону № 504 щорічну відпустку можна поділити на частини будь-якої тривалості за бажанням працівника та за згодою роботодавця. При цьому основна безперервна частина відпустки має становити не менше 14 календарних днів, яка може бути як першою частиною, так і однією з наступних її частин. Це означає, що, скажімо, відпустку тривалістю 24 календарних дні можна поділити на 14 календарних днів безперервно, а решту 10 днів використати за бажанням працівника або відразу, або поділивши їх на ще менші частини (хоч тривалістю в один день). При цьому не важливо, в якій послідовності використано вказані 14 календарних днів відпустки і решта 10 днів.
Безперечно, роботодавець може й не погодитися на поділ щорічної відпустки. А також запропонувати свої умови поділу.

Зазвичай невикористану частину щорічної відпустки слід надати працівникові до закінчення робочого року. Проте, якщо цього не відбулося, обов’язково це треба зробити не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається така щорічна відпустка