Кем заменить работника, уходящего в отпуск

При предоставлении работнику отпуска любого вида и продолжительности перед руководством предприятия возникает вопрос: как и кем его заменить. Ведь на время отпускной поры деятельность предприятия не останавливается, а значит, каждому отпускнику необходимо найти замену. Это касается как рядовых работников, так и первых лиц предприятия. О способах замены работников, уходящих в отпуск, и некоторых особенностях, связанных с этим, расскажет "БУХГАЛТЕР & ЗАКОН".

Вариантов замены отпускника (отпускников) как минимум три:

прием на работу временного работника;

временный перевод работника предприятия на должность ушедшего в отпуск работника;

временное совмещение должностей.

Выбор одного из перечисленных вариантов остается за работодателем и зависит от многих факторов (специфики деятельности предприятия, его организационной структуры, финансовых возможностей и др.).

При этом, какой бы вариант работодатель не выбрал, он должен иметь в виду следующее.

Во-первых, необходимо обращать внимание на то, чтобы работник, которому поручается временное выполнение обязанностей отпускника, имел необходимую профессиональную подготовку и квалификацию.

Во-вторых, если работник является материально-ответственным лицом, то в случае его ухода в отпуск должна быть проведена инвентаризация вверенных ему товарно-материальных ценностей (п. 3 Инструкции по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств, документов и расчетов, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 11.08.94 г. № 69).

А теперь рассмотрим более конкретно каждый из перечисленных выше вариантов замены уходящего в отпуск работника (работников).

Прием временного работника

Вопросы трудоустройства и работы временных работников регламентируются отдельными нормами КЗоТ и Указом № 311*.

Так, согласно ст. 1 Указа № 311 временными работниками считаются работники, принятые на работу на срок до 2-х месяцев, а для замещения временно отсутствующих работников, за которыми сохраняется их место работы (должность), — до 4-х месяцев.

С временным работником заключается срочный трудовой договор (ст. 23 КЗоТ).

Согласно требованиям данной нормы временный договор с работником заключается только в том случае, если трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера будущей работы или условий ее выполнения и в других случаях, предусмотренных законодательством.

Иными словами, у работодателя есть все законодательные основания для принятия вместо работника, ушедшего в отпуск, временного работника и заключить с ним срочный трудовой договор.

Указом № 311 установлены следующие требования в отношении временных работников:

временный работник должен быть предупрежден о продолжительности своей работы. Условие о временном характере работы должно обязательно содержаться в приказе о приеме на работу. С этим приказом, как и в других случаях, необходимо ознакомить вновь принятого работника под подпись;

временному работнику не устанавливается испытательный срок. Напомним, что постоянным работникам может быть установлен испытательный срок до 3-х месяцев (в некоторых случаях до 6-и месяцев), а для рабочих — на срок не более 1-го месяца;

на временных работников ведутся трудовые книжки в общеустановленном порядке (если срок, на который заключен трудовой договор, превышает 5 дней). Такие выводы подтверждаются требованиями ст. 48 КЗоТ и п. 1.1 Инструкции № 58.

При заключении срочного трудового договора с временным работником следует иметь в виду следующее.

Во-первых, в соответствии с требованиями ст. 39 КЗоТ работник, с которым заключен срочный трудовой договор, может его досрочно расторгнуть по собственной инициативе только по уважительным причинам. К таким причинам, в частности, относятся: болезнь или инвалидность, препятствующие выполнению работы по договору; переезд на новое место жительства; перевод мужа или жены на работу в другую местность; поступление в учебное заведение; невозможность проживания в данной местности, подтвержденная медицинским заключением; беременность; уход за ребенком до достижения им 14-летнего возраста или за ребенком-инвалидом и др.

Во-вторых, работодатель при увольнении временного работника обязан предоставить ему неиспользованный отпуск (или выплатить компенсацию). По желанию работника согласно ст. 3 Закона № 504 неиспользованный отпуск может предоставляться и тогда, когда его срок полностью или частично превышает срок трудового договора. В таком случае действие трудового договора продлевается до окончания отпуска. Отпуск временным работникам предоставляется пропорционально отработанному ими времени (ст. 6 Закона № 504).

В-третьих, по окончании действия срочного договора работодатель обязан предоставить отдельным категориям временных работников другую работу. К таким категориям согласно ст. 184 КЗоТ относятся беременные женщины и женщины, имеющие детей в возрасте до 3-х лет (если ребенок нуждается в домашнем уходе — до достижения возраста, определенного в медицинском заключении, но не старше шестилетнего возраста), одинокие матери, имеющие детей в возрасте до 14-ти лет или ребенка-инвалида.

Оплата труда временных работников осуществляется в общеустановленном порядке.

В общем случае увольнение временного работника осуществляется на основании ч. 2 ст. 36 КЗоТ: в связи с окончанием срока действия трудового договора.

Временный перевод работника

Переводом на другую работу является поручение работнику работы по специальности, квалификации или должности, не определенной ранее заключенным трудовым договором (п. 31 постановления Пленума ВСУ от 06.11.92 г. № 9).

Временный перевод работника на другую, не обусловленную трудовым договором, работу регламентируется ст. 33 КЗоТ.

В соответствии с этой нормой временный перевод работника на другую работу допускается только по его согласию. В этом случае сроки, на которые осуществляется перевод, действующим законодательством не устанавливаются (не ограничиваются).

Без согласия работника может осуществляться перевод при одновременном соблюдении трех условий:

работа не противопоказана работнику по состоянию здоровья;

перевод обусловлен предотвращением или ликвидацией последствий стихийного бедствия, эпидемий, производственных аварий и т. п.;

срок перевода не должен превышать один месяц.

При этом оплата труда таких работников осуществляется за выполненную работу. В любом случае размер заработной платы не должен быть ниже среднего заработка на прежней работе (рабочем месте).

Временные переводы оформляются приказом руководителя предприятия, с которым работник должен быть ознакомлен под подпись. Основанием для издания приказа может быть служебная записка руководителя соответствующего структурного подразделения о производственной необходимости во временном переводе.

На основании требований Инструкции № 58 (в частности, п. 2.4 и 2.14) можно сделать вывод о том, что в трудовую книжку запись о временном переводе на другую должность на время замены отпускника не вносится.

Временное совмещение должностей

При замене работников, уходящих в отпуск, весьма широкое распространение получило временное совмещение профессий (должностей).

В контексте рассматриваемого вопроса совмещение должностей это, по сути, выполнение работником на том же предприятии наряду с основной работой (обусловленной трудовым договором) дополнительных обязанностей временно отсутствующего работника.

Порядок оплаты труда при совмещении профессий регулируется ст. 105 КЗоТ.

В соответствии с указанной нормой размеры доплат за совмещение профессий (должностей) или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника устанавливаются на условиях, предусмотренных в коллективном договоре (см. также письмо Минтруда от 17.06.2008 г. № 165/06/186-08).

Кроме того, при решении вопросов, связанных с замещением (совмещением) должностей, в соответствии с письмом Минтруда от 30.05.2002 г. № 1-221/2950 необходимо также руководствоваться разъяснением Госкомтруда и зарплаты СССР и Секретариата ВЦСПС от 29.12.65 г. № 30/39*.

Согласно данному документу временное исполнение должностных обязанностей отсутствующего работника возлагается на другое должностное лицо приказом руководителя предприятия.

В этом приказе, кроме прочего, целесообразно указать срок совмещения и размер оплаты (доплаты) за него.

Записи о временном совмещении должностей в трудовую книжку не вносятся.

____________

* В соответствии с Постановлением ВРУ "О порядке временного действия на территории Украины отдельных актов законодательства Союза ССР" от 12.09.91 г. № 1545-XII данный документ является действующим на территории Украины в части, не противоречащей действующему законодательству.